Sklep internetowy a BDO – kluczowe obowiązki BDO w e-commerce
Prowadzisz sklep internetowy i zastanawiasz się, czy powinieneś uzyskać wpis do BDO?
Jeśli wysyłasz do klientów towar w opakowaniach to obowiązki związane z BDO dotyczą również Ciebie.
Okazuje się, że wielu właścicieli e-commerce nie zdaje sobie sprawy, że już samo wysyłanie paczek do klientów może oznaczać obowiązek rejestracji w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO).
Przepisy środowiskowe wymagają od przedsiębiorców prowadzących działalność e-commerce nie tylko rejestracji w BDO, ale także prowadzenia ewidencji opakowań czy składania rocznych sprawozdań.
Co więcej – niedopełnienie tych obowiązków może skutkować karami finansowymi sięgającymi nawet 1 mln zł.
Nie ryzykuj – sprawdź, czy realizujesz wszystkie obowiązki w zakresie BDO i działaj zgodnie z prawem.
Spis treści
Co to jest BDO i kogo dotyczy?
BDO czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami to system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska służący do gromadzenia i zarządzania informacjami na temat odpadów, produktów i opakowań oraz ma na celu kontrolę przepływu odpadów. BDO to system, w którym przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję odpadów oraz składać roczne sprawozdania BDO. Obowiązek rejestracji w BDO dotyczy szerokiego kręgu przedsiębiorców, którzy w wyniku swojej działalności wytwarzają odpady i są zobowiązani do prowadzenia ewidencji odpadów, wprowadzający do obrotu sprzęt elektryczny i elektroniczny, pojazdy, smary, oleje, opony, baterie, akumulatory, produkty w opakowaniach.
Przeczytaj również: Rejestr BDO – sprawdź, kto musi uzyskać wpis do BDO
Dlaczego sklep internetowy musi uzyskać wpis do BDO?
Obowiązek dotyczy m.in. firm, które:
– wprowadzają na rynek opakowania, tj. wysyłają do klientów towar w opakowaniach,
– importują towar w opakowaniach,
– importują elektronikę, baterie i akumulatory, oleje i opony.
Nieważne, czy wysyłasz kilka, kilkanaście czy kilkaset paczek w roku – każda przesyłka z towarem wysłana do klienta powoduje, że jesteś wprowadzającym do obrotu produkty w opakowaniach.
Przeczytaj również: Import towarów a BDO – kluczowe obowiązki importera
Jakie obowiązki ma sklep internetowy w zakresie BDO?
Przedsiębiorcy posiadający sklepy internetowe mają szereg obowiązków w zakresie BDO, których niedopełnienie może skutkować wysokimi karami finansowymi. Należy do nich:
1. Rejestracja BDO
Każdy sklep internetowy, który wprowadza na rynek produkty w opakowaniach (takich jak kartony, folie czy koperty bąbelkowe), ma obowiązek zarejestrować się w systemie BDO – czyli w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Co istotne, rejestracji należy dokonać zanim rozpoczniesz sprzedaż, a więc jeszcze przed wysłaniem pierwszej paczki do klienta.
Wniosek o wpis do rejestru BDO należy złożyć elektronicznie – przy użyciu formularza dostępnego na stronie www.bdo.mos.gov.pl oraz za pośrednictwem indywidualnego konta przedsiębiorcy.
Jeśli już wcześniej uzyskałeś wpis do rejestru, powinieneś upewnić się, czy posiadasz go w odpowiednim dziale. W przypadku sklepu internetowego właściwy jest dział VI Tabela 4 – jako „wprowadzający produkty w opakowaniach”.
Przeczytaj również: Rejestracja w BDO
2. Opłata rejestrowa i opłata roczna BDO
Do wniosku rejestracyjnego należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty rejestrowej. Od 2025 roku obowiązują następujące stawki:
– 200 zł – dla mikroprzedsiębiorców,
– 800 zł – dla pozostałych przedsiębiorców.
Co ważne, do końca lutego każdego roku trzeba także opłacić opłatę roczną BDO w tej samej wysokości. Brak opłaty w terminie może skutkować wykreśleniem z rejestru, co wiąże się z dalszymi konsekwencjami prawnymi.
Przeczytaj również: Opłata roczna BDO – kogo dotyczy?
3. Numer BDO na dokumentach
Po uzyskaniu numeru BDO, sklep internetowy ma obowiązek umieszczać go na wszystkich dokumentach handlowych. Dotyczy to m.in.:
– faktur VAT,
– paragonów fiskalnych,
– umów kupna-sprzedaży,
– sprawozdań rocznych,
– kart przekazania odpadów oraz ewidencji odpadów.
Warto podkreślić, że za nieumieszczenie numeru rejestrowego grozi kara pieniężna od 1 000 zł do 1 000 000 zł.
Przeczytaj również: Numer BDO na dokumentach – kto i gdzie musi go umieszczać
4. Prowadzenie ewidencji o masie wprowadzonych na rynek opakowań
Jeżeli prowadzisz sprzedaż internetową i wysyłasz produkty w opakowaniach, musisz prowadzić ewidencję ilościową i wagową tych opakowań. Choć przepisy nie określają dokładnego formatu ewidencji, musi ona zawierać szczegółowe dane o rodzaju i masie opakowań każdego rodzaju, w których wprowadziłeś do obrotu produkty w danym roku kalendarzowym oraz była prowadzona na bieżąco.
Możesz prowadzić ją w formie papierowej, ale również elektronicznie – np. w Excelu, OneNote czy nawet w zwykłym zeszycie. Ważne jest jednak to, aby dokumentacja była aktualna i przechowywana przez minimum 5 lat, ponieważ może zostać sprawdzona przez WIOŚ lub Urząd Marszałkowski.
5. Prowadzenie publicznych kampanii edukacyjnych
Przedsiębiorcy, w tym również właściciele sklepów internetowych, mają obowiązek prowadzenia publicznych kampanii edukacyjnych. Kampanie te mają na celu zwiększenie świadomości ekologicznej społeczeństwa. Ustawodawca określił, że należy na ten cel przeznaczyć minimum 2% wartości netto opakowań wprowadzonych do obrotu w poprzednim roku.
Obowiązek możesz spełnić:
– samodzielnie (np. organizując wydarzenia, drukując materiały edukacyjne),
– przelewając środki do Urzędu Marszałkowskiego,
– podpisując umowę z organizacją odzysku, która przejmie ten obowiązek.
6. Osiągnięcie poziomu recyklingu odpadów opakowaniowych
W przypadku sklepu internetowego wprowadzającego produkty w opakowaniach konieczne jest również osiągnięcie wymaganych poziomów recyklingu odpadów, zgodnie z ustawą z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Obowiązek ten można zrealizować na różne sposoby:
– samodzielnie, korzystając z usług firmy posiadającej odpowiednie pozwolenia na recykling i uzyskując dokumenty DPR,
– poprzez system pomocy de minimis – jeśli masa opakowań nie przekracza 1 tony rocznie,
– zlecając realizację obowiązku organizacji odzysku opakowań.
W przypadku niewywiązania się z obowiązku, konieczne jest wniesienie opłaty produktowej, która może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.
7. Roczne sprawozdanie BDO
Każdy sklep internetowy zobowiązany jest do składania rocznego sprawozdania BDO. Sprawozdanie należy przesłać w terminie do 15 marca za rok poprzedni, wyłącznie w formie elektronicznej – za pomocą systemu BDO.
Dokument ten powinien zawierać informacje o masie wprowadzonych opakowań, poziomie recyklingu oraz sposobie realizacji kampanii edukacyjnych.
Przeczytaj również: Sprawozdanie BDO
Czym jest opakowanie w świetle przepisów prawa?
Zgodnie z ustawą z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, za opakowanie uznawany jest każdy wyrób wykonany z jakiegokolwiek materiału i przeznaczony do przechowywania, ochrony, przewozu, dostarczania lub prezentacji produktów.
Wyróżniamy 9 grup materiałów, z których wykonane mogą być opakowania:
– Opakowania z tworzyw sztucznych np. worki, skrzynie, butelki, folia stretch, styropian,
– Opakowania z aluminium np. puszki, wieczka, nakrętki,
– Opakowania z metali żelaznych np. beczki
– Opakowania z papieru i tektury np. kartony, etykiety papierowe,
– Opakowania ze szkła np. butelki, słoiki,
– Opakowania z drewna np. palety, przekładki,
– Opakowania wielomateriałowe – opakowanie wykonane co najmniej z dwóch różnych materiałów, które nie mogą być ręcznie oddzielone i które tworzą integralną całość
– Opakowania po środkach niebezpiecznych – opakowanie, w którym przechowywane lub transportowane były substancje zaklasyfikowane jako tzw. substancje niebezpieczne
– Pozostałe opakowania np. opakowania z ceramiki, korka, jutu, tekstyliów.
W sklepie internetowym najczęściej spotykane opakowania to kartony, koperty tekturowe, foliopaki folia strech, folia bąbelkowa, taśma klejąca, etykiety.
Jeśli masz wątpliwości czy wykorzystywane przez Ciebie przedmioty są opakowaniami, zapoznaj się z treścią Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 22 października 2013 r. w sprawie przykładowego wykazu wyrobów, które uznaje się albo nie uznaje się za opakowanie.
Których opakowań nie trzeba rozliczać w BDO?
Opakowania, w których otrzymujesz towary od polskich dostawców nie podlegają opłacie produktowej, ponieważ powinny zostać już rozliczone przez dostawcę. Wobec tego nie musisz ich ponownie rozliczać w BDO.
W przypadku sprowadzania produktów z zagranicy, zawsze rozliczasz opakowania, które zostały wprowadzone do kraju na Twoje zlecenie. Jeśli później użyjesz ich ponownie do wysyłki zamówień, ponowne rozliczenie nie będzie konieczne.
Kiedy kupujesz nowe opakowania od polskiego producenta, nadal musisz je rozliczyć. Producent traktuje karton jako swój produkt i ponosi z tego tytułu szereg obowiązków. Natomiast to Ty, używając nowego kartonu do zapakowania zamówienia, jesteś odpowiedzialny za jego rozliczenie w BDO.
Czy dropshipping zwalnia z obowiązków w BDO?
Prowadząc sprzedaż w modelu dropshipping, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy mają obowiązek rejestracji w BDO i rozliczania opakowań. Kluczową kwestią jest tutaj to, kto formalnie wprowadza opakowania do obrotu na terenie Polski.
Zgodnie z przepisami, obowiązek ten spoczywa na podmiocie, który wprowadza opakowania na rynek we własnym imieniu. Oznacza to, że jeżeli towar jest pakowany i wysyłany do klienta przez hurtownię lub producenta na Twoje zlecenie, to właśnie Twoja firma jako sprzedawca odpowiada za rozliczenie tych opakowań w systemie BDO.
W praktyce oznacza to konieczność:
– zarejestrowania się w BDO,
– prowadzenia ewidencji opakowań wprowadzonych do obrotu,
– składania rocznych sprawozdań w BDO.
Warto jednak podkreślić, że odpowiedzialność za rozliczenie opakowań wprowadzonych na rynek zależy przede wszystkim od zapisów w umowie z hurtownią lub producentem. Dlatego każdy przypadek sprzedaży w modelu dropshipping powinien być rozpatrywany indywidualnie.
Czy prowadząc sprzedaż w ramach działalności nierejestrowanej należy uzyskać wpis w BDO?
Jeśli sprzedajesz produkty w opakowaniach w ramach działalności nierejestrowanej – obowiązki związane z systemem BDO Cię nie dotyczą. Wynika to z faktu, że przepisy ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi mają zastosowanie wyłącznie do przedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
Zgodnie z tą ustawą, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.
Co to oznacza w praktyce? Prowadząc sprzedaż w ramach działalności nierejestrowanej:
– nie musisz rejestrować się w systemie BDO,
– nie musisz prowadzić ewidencji opakowań,
– nie masz obowiązku osiągania poziomów recyklingu ani uiszczania opłaty produktowej,
– Nie musisz składać rocznych sprawozdań.
Pamiętaj jednak, że jeśli przekroczysz limit przychodów i konieczne będzie zarejestrowanie działalności gospodarczej — automatycznie pojawią się również obowiązki związane z BDO.
Sklep internetowy a BDO — kary za brak wpisu do BDO
Niewywiązywanie się z obowiązków związanych z BDO może skutkować dotkliwymi sankcjami. Zgodnie z ustawą, za brak wpisu do rejestru grozi kara od 1 000 zł do 1 000 000 zł. Dodatkowo:
– nieprowadzenie ewidencji opakowań wprowadzonych do obrotu – kara od 10 000 zł do 500 000 zł,
– za brak numeru BDO na dokumentach – od 1 000 zł do 1 000 000 zł,
– niewywiązanie się z obowiązku kampanii edukacyjnych – od 10 000 zł do 500 000 zł.
BDO a sklep internetowy – podsumowanie
Jeśli prowadzisz działalność e-commerce, istnieje duże prawdopodobieństwo, że podlegasz obowiązkowi rejestracji w BDO. Niezarejestrowanie się, nieprowadzenie ewidencji czy brak sprawozdań może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi. Dlatego też warto zająć się tym tematem zawczasu.